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Organizar el trabajo con tu Marca de Moda para no colapsar a última hora del día

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ORGANIZAR TU TRABAJO

¿Cómo puedes planificar tu tiempo y organizar tu trabajo mejor? Es la gran pregunta. Y es que es difícil tener bien organizado el trabajo cuando en una marca de moda el día a día te come. Evitar la improvisación es una de las cosas más complicadas, básicamente porque es la realidad del 85% de los eCommerce de moda en España. Por eso, en este post, he decidido ayudarte a mejorar la organización del trabajo con tu empresa online para que consigas llegar a todo y con buenos resultados.

Lo contaba en Instagram Stories  como anécdota, y es que en el trabajo me habían llamado ‘organizada’ y me reía con una hipotética carta a mi madre donde a modo de broma rebatía su constante comentario de ‘Hija eres un desastre’ (aunque yo creo que es una frase de madre, de esas que salen prediseñadas y sin pensar).

Es curioso como se aprende a ser más organizado cuando te dan los tips correctos, que es precisamente lo que pasó conmigo hace años. Cuando decidí emprender online tenía claro una cosa: si estaba yo sola tenía que planificarme muy bien mi tiempo.

Además, si algo tengo claro es una cosa: para llegar a todo tienes que prescindir de algo. Eso es así. Piensa que el día tiene 24h. Dedicas 8 a dormir (nos quedan 16) y dedicamos unas 3h a comidas (vamos ya por 13) pongamos que 2h en transporte (restan un total de 11) y ahora pensemos en las que trabajas ¿8h también? Entonces ya vamos por 3h las que te sobran para hacer cosas nuevas (deporte, lectura o ¡ducharte! simplemente).

Cero stress que aquí estamos para organizar tu día y sacarle el máximo partido, por lo menos a esas horas de trabajo que sabes que al 100% las vas a exprimir.

Y justo de estructura de trabajo quiero hablar hoy y enseñarte el método de organización de tareas y tiempos que suelo trabajar con clientes (y conmigo misma) para sacarle el máximo rendimiento a cada jornada. Sobre todo, para que puedas empezar y terminar tareas con el orgullo del trabajo bien hecho.

Organizarse el trabajo en oficina y hablarte ello en este post es esencial por 2 motivos:

  1. Es lo más valorado entre mis clientes
  2. Es lo que más pide mi comunidad cuando pregunto ¿qué te frena a crecer? – La respuesta es ‘No tengo tiempo’.

Es muy normal que la organización sea la tarea pendiente de todas las marcas de moda porque, en realidad, es la asignatura que suspenden la mayoría de las empresas medianas y pequeñas. Sin discriminación del terreno de negocio.

Además, justo esta semana hemos estado trabajando esto de la planificación, la calendarización y la distribución de tareas con varias marcas y creo que, como ellas, estáis muchos ¿Me equivoco?

Seguro que esto te suena…

‘Yo la verdad es que me paso horas trabajando, tengo un montón de cosas que hacer entre proveedores, pedidos, la web, las redes sociales, la nueva colección, los envíos, actualizar instagram, escribir la newsletter si me acuerdo, las sesiones de fotos, las incidencias que siempre son una comedura de cabeza y a eso súmale toda la parte de facturación ¡Ay los números! Y yo intento ir al día pero es que tengo una lista de tareas que me dura desde el mes pasado’

 

Virgen de los siete clavos… ¡Me he estresado hasta yo!

 

Y es cuando llega el BLOQUEO

Con todo esto ¿Cómo no vas a colapsar al final del día? Porque, para colmo, si tienes familia + niños + tareas del hogar + otras actividades… ¿Cómo llegar a todo sin morir en el intento?

Te diré algo: se puede hacer todo y no morir en el intento. No necesitas más horas en el día, lo que necesitas son herramientas para gestionar mejor el tiempo que tienes disponible.

Cuéntame algo: ¿Tú también eres una excelente creadora de listas de tareas?

Las listas ‘TO DO’ tienen una finalidad clara: agobiar. Yo te confieso que era experta en hacerlas. También te diré que jamás adelganzan y son listas que siempre engordan, por más que quieras tachar líneas.

Descubrí (con ayuda, todo hay que decirlo) que nada como organizarse para saber a dónde vamos. De no hacerlo, nos atrapará el agobio, se hará con nosotros la presión y seremos víctimas de bucles. Oh, dioses… los bucles de trabajo.

Pero hay una fase peor… y es colapsar hasta tal punto que llega un martes por la mañana, te sientas frente al ordenador y dices:

‘¿Y yo qué tengo que hacer? ¿Por dónde empiezo?’

 

LA SOLUCIÓN

La respuesta es simple: organiza tu trabajo.

Hay muchos métodos de organización del trabajo y hoy te voy a contar uno de los más sencillos. El calendario nos vale, no te estoy diciendo que elimines tu agenda y la pases por la máquina trituradora. Todo lo contrario. Tu agenda es tu tesoro y vamos a darle uso.

Y por si no sabes cómo hacerlo, entonces vamos a aprender hoy, aquí, en este post. Pero hay más, mucho más.

Todo este proceso de planificación diaria lo puedes aplicar a tus lanzamientos de campañas, y eso es precisamente lo que puedes encontrar en el curso NewCollection, por si aún no te has atrevido a dar el paso para cambiar tu rumbo. Ya lo sabes. En el curso, puedes.

 

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Pasos para organizar mejor el trabajo con tu marca de moda

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Márcate una fecha límite según tu objetivo.

Hay que tener una cosa clara: Sin un objetivo, sin una fecha, sin un ‘a dónde voy’ no podemos trabajar. Así que tu primer paso para organizarte es tener un DEADLINE.

Esto puede ser por ejemplo ‘Lanzar mi Nueva Colección Primavera/Verano’.

Para tu Nueva Colección sabes que tienes una fecha, sabes que tienes un día de tener todo en web, sabes que tienes que subir todo (fotos, textos, post), sabes que necesitas al menos 2 semanas de calentar motores en el lanzamiento y alrededor de 3 meses para preparar campaña (shooting y muestrarios incluidos).

Pues como sabes todo eso… ¡Te lo pones en tu agenda! Y ya tenemos la fase 1 de la organización completada. Ya sabes qué tienes que hacer. Ya conoces tu objetivo: LANZAR COLECCIÓN.

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Puntos de trabajo que tiene este objetivo que me he propuesto

Pues si te has marcado lanzar colección tendrás varias cosas que hacer antes como pueden ser:

  • Preparar shooting de fotos
  • Preparar textos para la web (fichas)
  • Preparar mi web para nueva colección (página)
  • Preparar mi estrategia de presentación de colección
  • Preparar mi calendario editorial en redes
  • Preparar mi calendario editorial blog
  • Preparar mis anuncios en social

Seguramente te saldrá una lista mucho más grande. No pasa nada. Porque esta lista lo que nos va a permitir es ubicar cada uno de estos puntos de trabajo en diferentes días para que puedas trabajarlos poco a poco.

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La regla mágica del ’20 + 20 + 20 + 30’

Ahora si que te han saltado los ojos ¡Seguro!

¿Qué significa esto? Pues es el porcentaje de tiempo de tu día que tienes que dedicar a 3 tareas: Tu tienda (20), tu marketing (20), tus finanzas (20). El cuarto porcentaje es tu vida (30).

Y dirás… ¡Imposible!

Bueno, pues lo hemos probado, y cada día esto funciona.

Si te organizas puedes trabajar todos los días tu tienda, tus clientes, tus pedidos, tus finanzas, tu marketing, tu comunicación y, además, tener tiempo para vivir.

Hoy me comentaba una amiga (CEO de una marca) que ella ha encontrado la solución en despertarse una hora antes para acabar una hora antes y tener más horas libres por la tarde/noche.

Como ves, cada uno busca el climax donde puede.

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Ubica tus puntos de trabajo

Has leído bien. Ahora con la lista que has configurado, abramos agenda. Una vez que tengamos nuestro mes delante, vamos a ubicar nuestro trabajo cada día siguiendo la regla del punto 3.

Es básico que:

  • Cada día te pongas el trabajo que sabes 100% que puedes terminar.
  • No te cargues los días porque entonces, no verás que tu trabajo avance.
  • Por las mañanas ubica el trabajo más intelectual (redacción de fichas de producto por ejemplo) y por las tardes el más creativo (diseñar en canva tus publicaciones de redes sociales)

Herramientas para planificar tu tiempo y organizar tareas

Te recomiendo mis favoritas, con las que trabajamos diariamente tanto mi equipo como mis clientes:

  1. Usa un día a la semana para hacer tu calendario editorial en redes. Decide qué publicar, cuándo y a qué hora.
  2. Usa los viernes para shootings de fotos.
  3. Prioriza tu trabajo. No te hagas bolas y quítate lo importante lo primero.

Mis herramientas favoritas para optimizar trabajo y completarlos de principio a fin:

  • Asana (o Monday)
  • Metricool
  • Loom
  • I done this
  • Google Calendar
  • Drive
  • Boomerang
  • Lastpass
  • Evernote

El resultado de hacerlo mejor

Te presento a la marca Meröhe, firma de calzado español que decidió aprender a organizar el trabajo de cara al lanzamiento de su Nueva Colección. Todo lo que te he contado en este post + lo que podrás aprender en el curso #NewCollection es lo que aplicamos durante 3 meses en esta empresa de moda digital.

En su sesión de diagnóstico reconocí el potencial de la marca, un equipo joven con ganas de irrumpir en el mercado aunque sin saber exactamente cómo hacerlo. Planificamos lanzamiento, algo que llevaron a la práctica muy bien y comenzamos a organizar trabajo desde el minuto 1.

¿El resultado? Mejor que te lo cuenten ellos.

Esto es sólo un aperitivo del gran plato que es la OR GA NI ZA CIÓN de tu trabajo diario así como de un lanzamiento de una Colección, de la programación de campañas, de la preparación de nuevos productos, días de la madre, o rebajas.

Si quieres aprender más, accede a los cursos y masterclasses que tienes disponibles en web o escribirnos en el caso de que quieras acompañamiento en esta aventura.

 

Ahora te toca a ti – Hoja de ruta 

¿Cómo es tu trabajo diario? ¿Eres de hacer listas interminables o de organizarte bien el trabajo? ¿Colapsas al final del día?

  1. Establece tus objetivos anuales ¿qué quieres conseguir? Mantenlos presentes siempre para que cada mañana tengas claro hacia dónde vas con tu marca, con tu trabajo y en tu día a día.
  2. Crea un Plan de Marketing que te permita trabajar con una guía y evites la improvisación continua. Descarga tu Plan aquí.
  3. Echa un vistazo a las herramientas que te comento, mira cuál te puede ayudar mejor a organizar tu trabajo y ponte manos a la obra.

Me encantará leer tu experiencia, conocer tu día a día y ayudarte desde los comentarios de este post, donde te espero. Si lo prefieres, por aquello de que comentar aquí no te gusta, me puedes encontrar en cualquiera de las redes sociales donde estoy como Ana Díaz del Río – Marketiniana en   Facebook, twitter @ana_diazdelrio y Google+ Ana Díaz del Río.

Ana Díaz del Río

info@anadiazdelrio.com

Ana Díaz del Río es Consultora de Marketing, eCommerce y Crecimiento para Marcas de Moda. Ayuda a negocios digitales a trazar estrategias que les permita mejorar presencia online, vender más y tener un crecimiento progresivo en su empresa. También es formadora de Marketing Digital & Redes Sociales y colaboradora en diferentes medios de comunicación.

2 Comentarios

  • Fad Von Daiz
    Publicado a las 16:52h, 14 febrero Responder

    ¡¡¡Me ha encantado!!! Una de las bases del éxito está en la organización, así se rinde mejor y con un objetivo claro marcado se llega a todo. No dudaré en aplicar lo que comentas en el post.

    Gracias por compartir tus secretillos, Ana.
    Un abrazo,
    F.

    • Ana Díaz del Río
      Publicado a las 18:00h, 14 febrero Responder

      ¡Cuánto me alegro Fátima!
      En esto de la organización, sabes bien bien que es esencial para lanzar colecciones 😉 Gracias por tu comentario, ahora… ¡A darle caña a las herramientas y a planificar!
      Un abrazo,
      Ana

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